Se préparer à l’arrivée du manager de transition
Un manager de transition est appelé par dirigeant d’entreprise pour deux raisons principales :
- Le Management de projets (projets de transformation, projets stratégiques ou opérationnels), tels que les Fusions/Acquisitions, Carte out, Plan de Sauvegarde de l’Emploi, Restructuration/Retournement, IPO/Introduction en bourse, mise en place d’un Système d’Informations, création d’un département, création d’activité à l’international, ou encore l’amélioration de la performance. Dans ce cas-ci, leur mission concerne un projet d’envergure.
- Le Management relais : par exemple lorsqu’un poste clé devient vacant, une entreprise peut faire appel à un manager de transition pour garantir la pérennité de l’entreprise au quotidien jusqu’au retour du manager remplacé ou à la nomination d’un nouveau.
La durée moyenne d’une mission de management de transition est de 6 mois, ce qui est court pour mener des changements profonds dans une entreprise. Même si il est toujours possible d’allonger la durée de la mission si nécessaire, il est primordial de préparer l’arrivée du manager de transition afin d'optimiser le succès de sa mission comme celui-ci disposera que de 10 jours, environ, à son arrivée dans l’entreprise pour prendre la mesure de sa mission, analyser l’entreprise et sa composition et donc construire un plan d’actions claires et mesurables.
Durant cette courte période d'observation, les managers de transition rencontrent leur responsable afin d’établir ou corriger leur plan de travail, fixer les moments clés et constituer les équipes qui seront éventuellement nécessaires à l’accomplissement du projet. Comme les managers de transition font preuve d'une grande rapidité d’analyse, ils s'adapteront rapidement. Leur sens du défi, leur culture du résultat mais aussi leur goût du partage et de la communication leur permettent de développer un solide esprit d’équipe.
A vrai dire, la qualité de la phase d’intégration dépendra de l’urgence de votre situation, de l’organisation de l’entreprise et de la nature du projet. L’employeur souhaite que le manager de transition soit rapidement opérationnel, performant et autonome mais sans une intégration bien préparée, il mettra plus de temps à assimiler et comprendre les méthodes de travail, les outils et les enjeux de son poste alors même qu’il en a toutes les compétences.
Bien sur, la préparation d’un poste de travail dédié et opérationnel est nécessaire pour l’exercice de la fonction du manager de transition, pour qu’il se sente immédiatement à l’aise, il faut éviter qu'il manque de quoi que ce soit. Il n'est d'ailleurs pas inutile de prévoir une visite préalable des locaux et des différents services. Ainsi, il prendra ses marques, commencera à avoir une vue d’ensemble et améliorera la qualité des échanges avec ses collaborateurs.
Personnaliser l’accueil du manager de transition permet de créer rapidement un climat de convivialité, la manière dont il/elle va être accueilli(e) peut entraîner des conséquences sur la réussite de son intégration dans l’entreprise. Si le collaborateur se sent attendu par l’équipe, son intégration sera un succès. Privilégiez donc un café, un déjeuner au restaurant, plutôt que de directement le noyer avec des procédures ou des dossiers.
Voici comment maximiser vos chances de réussite en travaillant avec un manager de transition.
MANAGER DE TRANSITION ET TRANSFORMATION D’ENTREPRISE
Optimiser la valeur du manager de transition
Nous pouvons clairement établir 6 phases clés qui assurera un bon accueil du manager de transition et donc une bonne préparation de la mission qui lui est confiée.
1/ DÉTERMINER l'ENSEMBLE DE COMPÉTENCES DONT VOUS ALLEZ AVOIR BESOIN
Il est essentiel que vous puissiez déterminer précisément vos besoins et vos attentes. Définissez clairement les objectifs que votre manager de transition devra atteindre et comment vous allez mesurer le succès de ses interventions. A partir de quoi, vous déterminerez les compétences spécifiques qui seront nécessaires pour réaliser totalement vos objectifs. Réfléchissez bien au niveau d'expérience requis, aux connaissances techniques importantes et aux caractéristiques personnelles qui feront la différence. Les réponses à ce questionnement initial sera la meilleure garantie d'une coopération productive. C’est au moment de choisir son manager de transition que le représentant de l’entreprise et le candidat vont évoquer les éléments déterminants du contrat. L’intégration au sein de l’entreprise n’est donc pas la première étape de leur relation de travail. Si beaucoup de choses ont déjà été définies, notamment la feuille de route, les objectifs à atteindre ou la structure humaine actuelle, de nombreux détails restent encore à appréhender.
2/ COMMUNIQUER AVEC VOS COLLABORATEURS SUR SON ARRIVÉE
La première chose à faire pour optimiser la valeur du manager de transition, c’est d’informer vos collaborateurs de son arrivée, de son futur rôle au sein de l’entreprise et de la durée du contrat en organisant une réunion d'équipe. Cette transparence facilitera la bonne intégration du manager. Il est également essentiel de programmer des rendez-vous avec les collaborateurs concernés par l’arrivée du manager de transition. Afin de faciliter l’intégration du manager de transition, le représentant de l’entreprise doit au préalable informer les équipes en place : de son arrivée, de la nature et de la durée du contrat, des responsabilités qu’il remplira. Vous pourrez aussi communiquer sur les canaux internes de l’entreprise pour présenter le nouvel arrivant à votre communauté.
3/ FOURNIR DES INFORMATIONS SUR L’ENTREPRISE
Dès les premiers jours du manager de transition, vous devez mettre à disposition les documents essentiels concernant l’entreprise, afin qu’il puisse mieux appréhender sa mission et établir un diagnostic de la situation. L’entreprise mettra à la disposition du manager des documents essentiels concernant l’état et la vie de la Société. Cette liste dépend du poste qu’occupe le manager, mais il est habituel qu’elle contienne :
- La mission et les valeurs de l’entreprise ;
- L’organigramme et les rôles de chaque salarié ;
- Les bilans et les prévisions économiques ;
- Les fiches des produits ou des services commercialisés ;
- Les données sur le secteur d’activité de la société.
Le manager de transition pourra, grâce à ces documents, détecter les éléments à risque rapidement ainsi qu'en rencontrant chaque responsable des Business Units concerné par cette nomination. Le plus simple est de lui fournir lui un livret d’accueil d’intégration, cela permettra de transmettre au manager de transition l’ensemble des informations nécessaires de l’entreprise pour qu’il puisse s’imprégner de l’histoire, de la culture et des objectifs de la société, mais également de se familiariser rapidement avec les procédures et pratiques mises en place.
MANAGEMENT DE TRANSITION : COMMENT IL TRANSFORME VOTRE ENTREPRISE
4/ ÊTRE RÉCEPTIF
A son arrivée dans votre entreprise, le manager de transition mènera une analyse approfondie de votre entreprise. Afin que votre collaboration débute sur de bonnes bases, prévoyez du temps dans votre planning pour l’accompagner durant les premiers jours. Le manager éprouvera certainement le besoin d’aller au contact des collaborateurs pour les observer et comprendre leur environnement professionnel : soyez réceptif à ses demandes pour qu’il puisse effectuer sa mission dans de bonnes conditions.
Concernant le tarif d’un manager de transition, considérez ce que les difficultés que vous rencontrez actuellement vous coûtent et profitez de l’expérience et des compétences du manager de transition qui permettront de débloquer une situation problématique en seulement quelques mois, tout en apportant un excellent retour sur investissement à votre entreprise.
5/ COMMUNIQUER VOS ATTENTES
Il n'est pas facile de faire tout de suite confiance à un manager qui vient d’arriver dans votre entreprise et qui présente en quelques jours un plan d’actions pour faire évoluer votre société, cela peut même être déstabilisant. Pourtant, la confiance que vous accorderez au manager de transition est importante car il est là pour vous aider sur la problématique que vous rencontrez. Soyez donc prêt à déléguer et à fédérer l’équipe autour de son projet. Spécifiez de quelle manière vous travaillerez avec eux et quels obstacles éventuels pourraient apparaître.
Bien sur, votre société est certainement habituée à un fonctionnement et des stratégies bien précises, peut-être depuis plusieurs dizaines d’années mais ne craignez pas le changement car le manager de transition, avec sa vision externe de votre entreprise et son expérience de plusieurs années qu’il met à profit pour votre entreprise, va vous apporter de nouvelles solutions pour accompagner l’évolution de votre société.
6/ SUIVRE PAS À PAS LE PROJET
Après que les managers de transition se sont plongés dans les documents d'entreprise et ont rencontré leurs collaborateurs afin de mesurer le niveau de compétence et d’implication de chacun d’eux et surtout de situer les personnes qui sont réellement décisionnaires dans chaque domaine d’intervention, ils doivent évaluer les mécanismes relationnels existants. Une fois que votre manager intérimaire sera en place, GCX Conseil s'assurera avec vous qu'il dispose de tout le support dont il pourrait avoir besoin pour déployer ses compétences et ses atouts.
Ce suivi tripartite a lieu tout au long de la mission. Mieux nous pourrons travailler ensemble vers les objectifs que nous nous sommes fixés au début, meilleures seront nos chances de réussir dans les délais prévus. En évaluant systématiquement et rétrospectivement les résultats et les difficultés rencontrées au cours des différentes étapes du projet, vous aurez une meilleure vue de ce qui sera nécessaire à l'avenir. Cerise sur le gâteau, la prochaine fois que vous aurez recours à un manager de transition, ce sera une expérience encore meilleure et plus fluide pour votre entreprise.
Comment pouvons nous vous aider ?
Il est naturel pour les entreprises d'avoir besoin d'une expertise externe pour faire face à certaines évolutions du marché ou pour résoudre une problématique face à laquelle elles se retrouvent confrontées et qui nécessitent un ensemble de compétences spécifiques immédiates. Dans cette situation, le manager de transition est la solution idéale lorsque vous ne disposez pas, en interne, des compétences pour relever ces défis.
Pour autant, le cabinet et le manager de transition, aussi compétents et opérationnels qu'ils soient, auront besoin de la contribution de l'entreprise dans laquelle ils interviennent tout au long de la mission afin de garantir son succès. La présentation qui sera faite de l'entreprise, les valeurs que vous mettrez en avant, ainsi que les différents projets que vous exposerez seront des moteurs d’adhésion auprès de votre nouvel arrivant.
C'est précisément, pour aider les entreprises à assurer le succès de leur transformation organisationnelle sur le long terme que le cabinet GCX Conseil a étoffé son équipe d'experts. Le résultat est un écosystème proposant une large diversité de compétences qui pourra vous aider dès votre étude stratégique et ensuite à appréhender sereinement tous les grands enjeux d’un changement dans votre organisation